1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Ouverture de l’assemblée
3. Nomination du président et secrétaire d’assemblée et d’élection
4. Vérification de la régularité de la convocation
5. Lecture et adoption de l’ordre du jour
6. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle
7. Rapport d’activités du conseil d’administration sortant
8. Présentation du bilan financier
9. Ratification des règlements adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale
10. Nomination du CPA auditeur
11. Élection des administrateurs
12. Présentation du nouveau conseil d’administration
13. Souhaits des membres
14. Levée de la réunion.

Élections de l’assemblée générale annuelle 2024

Suivant ses règlements généraux, le conseil d’administration du Club Gymini compte entre 3 et 9 administrateurs.

Lors de l’élection des administrateurs, les membres doivent chercher à favoriser la parité entre les hommes, les femmes ainsi qu’entre les différents secteurs d’activités, comme la gymnastique artistique féminine, masculine, le cheerleading, le compétitif, le récréatif, etc.

Pour l’élection du 30 avril 2024 :

Les sièges impairs suivants ne seront pas en élection, puisqu’ils entameront leur 2^e année de mandat :

1. Siège 1 : Renée Breton, présidente
2. Siège 3 : Gérald Woo, vice-président
3. Siège 5 : Jean-François Fillion, administrateur

Le conseil recommandera aussi aux membres de confirmer les postes cooptés suivants :

1. Siège 7 : Jérôme Laporte
2. Siège 9 : Dominic Dion

Les sièges pairs, 2, 4, 6 et 8, seront en élection. Les nouveaux mandats sont de deux ans.

Éligibilité

Les conditions essentielles pour être admissibles à devenir administrateur du Club Gymini sont:

1. Souhaiter promouvoir les intentions de l’organisation ;
2. Être une personne physique majeure ;
3. Être athlète ou parent d’athlète et avoir acquitté les frais d’inscriptions ou être une personne physique souhaitant s’impliquer à la poursuite des buts de l’organisation ;
4. Accepter d’œuvrer et de travailler gratuitement à la poursuite des buts de l’organisation ;
5. Satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement.
6. Ne pas posséder d’antécédents judiciaires incompatibles avec la tâche d’administrateur, et notamment, dans les matières ci-dessous : violence, infractions à caractère sexuel, drogue et stupéfiants, ainsi que vol et fraude.
7. Avoir été accepté par le Comité de mise en candidature et ainsi répondre aux exigences déterminées par le conseil d’administration et indiquées à l’appel de candidatures.

De plus, n’est pas éligible comme administrateur :

1. Toute personne en tutelle, en curatelle ni une personne déclarée incapable par le tribunal d’une autre province, d’un autre territoire, d’un autre état ou d’un autre pays ou d’une subdivision politique de ce dernier;
2. Un employé du Club ;
3. Un failli non libéré ;
4. Toute personne qui est propriétaire ou membre du personnel d’une entreprise privée ou membre du personnel d’un organisme lié au Club par une entente de biens ou de services.

Profil recherché

Cette année, le conseil d’administration recherche particulièrement des administrateurs disposant des compétences et/ou expertises complémentaires suivantes :

Expérience en comptabilité, en finances, en droit, en gouvernance, en gestion des ressources humaines, en gestion des technologies, en gestion des communications et du marketing ou en entrepreneuriat.

*** N’hésitez pas à déposer votre candidature même si vous ne disposez pas de l’une ou l’autre des compétences et/ou expertises complémentaires énumérées ci-dessus.

Procédure pour déposer votre candidature

Nous rappelons aux membres qui souhaitent se présenter comme administrateur qu’ils doivent remplir les documents requis et les retourner par courriel à nomination@clubgymini.org avant le vendredi 19 avril 2024 à minuit.

Les documents requis sont :

1. Le bulletin de mise en candidature dument complété
2. Le formulaire de déclaration d’intérêt dument complété

Le Comité de mise en candidature prendra connaissance de votre dossier de candidature. Ce Comité a pour tâches de :

1. Procéder à l’appel des candidatures;
2. Recevoir les candidatures;
3. Solliciter des candidatures en fonction du profil des compétences complémentaires recherchées par le conseil d’administration;
4. Vérifier l’éligibilité et l’admissibilité des candidats en fonction de la répartition des sièges disponibles et des conditions d’éligibilité prévues aux règlements généraux; en aucun temps le seul défaut d’un candidat de rencontrer le profil des compétences complémentaires recherchées par le conseil d’administration ne fera de cette personne un candidat non éligible ;
5. Valider l’engagement des candidats à respecter le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs;
6. Remettre au conseil d’administration la liste des candidatures qu’il a jugées éligibles, admissibles et acceptées en vue de l’élection et en faire la présentation lors de l’assemblée générale annuelle.

Pour en savoir plus :

Le mandat des administrateurs s’étend du moment de leur nomination pour une période de deux (2) ans.

Lors de la première rencontre du Conseil d’administration, les administrateurs se répartiront, entre eux, les postes d’officiers.

1. Président•e
2. Vice-président•e
3. Secrétaire
4. Trésorier•ère
5. Directeur•trice des projets spéciaux
6. Directeur•trice des campagnes de financement

De manière générale, les rencontrent se déroulent les mardis soirs, environ une fois par mois.  Il faut prévoir 3-4 rencontres en présentiels et 8-9 rencontres en webconférence annuellement.

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l’Organisation :

ARTICLE 1 : OBJET

1.01 Objet

Le présent code d’éthique et de déontologie a pour objet d’établir les règles d’éthique et de déontologie régissant les administrateurs et dirigeants de l’Organisation.

1. d’assurer la confiance des membres dans l’intégrité, l’impartialité et la transparence des administrateurs et des dirigeants de l’Organisation;
2. de permettre aux administrateurs et dirigeants d’exercer leur mandat et d’accomplir leurs fonctions avec confiance, indépendance et objectivité au mieux de la réalisation de la mission de l’Organisation.

ARTICLE 2 : DEVOIRS ET OBLIGATIONS

2.01 Devoirs généraux des administrateurs et dirigeants

L’administrateur ou le dirigeant exerce sa fonction avec indépendance, intégrité et bonne foi au mieux de l’intérêt de l’Organisation et de la réalisation de sa mission. Il agit avec prudence, honnêteté et assiduité comme le ferait en pareilles circonstances toute personne responsable.

2.01 Obligations des administrateurs et dirigeants

L’administrateur ou le dirigeant doit, dans l’exercice de ses fonctions :

1. Respecter les obligations que la Loi, les lettres patentes et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés ;
2. Éviter de porter atteinte à la réputation de l’Organisation, d’un de ses membres, d’un de ses administrateurs, d’un de ses dirigeants ou de son personnel ;
3. Éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel ou l’intérêt de l’association qu’il représente ;
4. Ne pas utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, les ressources de l’Organisation ;
5. Ne pas divulguer, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information privilégiée ou confidentielle qu’il obtient de par ses fonctions au sein de l’Organisation ;
6. Ne pas abuser de ses pouvoirs pour en tirer ou pour obtenir un avantage personnel ;
7. Ne pas, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage indu pour lui-même ou pour un tiers ;
8. N’accepter aucun cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage que ceux d’usage ou de valeur symbolique.

Ces obligations demeurent pour la personne qui cesse d’être administrateur ou dirigeant, et ce, pour l’année qui suit la fin de son mandat.

ARTICLE 3 : PRINCIPES GÉNÉRAUX

3.01 Respect des personnes

Les administrateurs adoptent, dans leurs relations avec les personnes physiques ou morales, une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et à éviter tout abus.

3.02 Respect des lois, règlements et politiques

Les administrateurs respectent les lois, règlements et politiques en vigueur.

3.03 Respect de la vérité

Les administrateurs veillent à ce que toute communication écrite ou verbale soit faite de façon à ce qu’elle véhicule la vérité et qu’elle ne comporte aucune interprétation erronée.

3.04 Intégrité et loyauté

Les administrateurs doivent exercer leur mandat avec intégrité et loyauté envers l’Organisation. Ils connaissent et respectent la mission et les objectifs de l’Organisation. Ensemble, ils collaborent et contribuent de bonne foi à la réalisation de cette mission, de ses objectifs et s’assurent de véhiculer une image positive de l’Organisation.

3.05 Discrétion

Les administrateurs font preuve de discrétion et de réserve relativement aux discussions et échanges ainsi qu’aux décisions qui ont lieu tant au conseil d’administration qu’à tout autre comité et/ou réunion de l’Organisation, de même que des informations qui leur sont communiquées ou transmises dans le cadre de leurs fonctions. À cet égard, seuls les administrateurs peuvent consulter les procès-verbaux et les résolutions du conseil d’administration.

Un administrateur représentant ou lié à un groupe d’intérêt particulier peut consulter ce dernier ou lui faire rapport, sauf si l’information est confidentielle, s’il s’agit d’une information non disponible au public ou si le conseil d’administration exige le respect de la confidentialité.

ARTICLE 4 : RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS

4.01 Rémunération des administrateurs

Les administrateurs du conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération pour l’exercice de leurs fonctions d’administrateurs de l’Organisation.

Ils ne peuvent que recevoir un remboursement des dépenses autorisées par le conseil d’administration. Cette disposition a pour effet d’empêcher les administrateurs d’être employés par l’Organisation.

ARTICLE 5 : RÈGLES EN MATIÈRE DE CONFLIT D’INTÉRÊTS

5.01 Règles en matière de conflit d’intérêts

Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle, qui est objectivement de nature à compromettre ou susceptible de compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exercice de la fonction d’administrateur, ou à l’occasion de laquelle l’administrateur utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage à un tiers.

Sans restreindre la généralité de la notion de conflit d’intérêts, et à seule fin d’illustration, constitue une situation de conflit d’intérêts notamment :

1. La situation où un administrateur a un intérêt personnel et distinct, direct ou indirect, dans une délibération qu’il connait et qui est suffisante pour compromettre l’indépendance, l’impartialité ou l’objectivité avec lesquelles il est tenu d’exercer ses devoirs d’administrateur;
2. La situation où un administrateur semble, aux yeux d’une personne réfléchie et raisonnablement informée, avoir un intérêt suffisant pour être susceptible de compromettre l’indépendance, l’impartialité ou l’objectivité avec lesquelles il est tenu d’exercer ses devoirs d’administrateur du conseil d’administration;
3. La situation où un administrateur est membre de toute organisation de caractère public ou privé dont les intérêts peuvent être concurrents à ceux des projets présentés;
4. La situation où un administrateur du conseil d’administration accepte un présent ou un avantage quelconque d’un groupe ou d’un individu présentant une demande à l’Organisation.

La notion de conflit d’intérêts peut être envisagée sous quatre volets différents :

1. Rapport avec l’argent : utilisation à des fins personnelles des propriétés de l’Organisation ou de relations contractuelles entre le conseil d’administration et un organisme dans lequel l’administrateur possède un intérêt direct ou indirect;
2. Rapport avec l’information : utilisation d’informations privilégiées obtenues dans le cadre de sa fonction d’administrateur du conseil d’administration à des fins personnelles ou pour favoriser une tierce personne;
3. Rapport avec l’influence : utilisation des attributs d’une charge pour obtenir directement ou indirectement un bénéfice pour lui-même ou une tierce personne;
4. Rapport avec le pouvoir : abus d’autorité ou fait de porter atteinte à la crédibilité de l’Organisation en ayant un comportement indigne ou incompatible avec les exigences de sa fonction.

Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’Organisation. Il doit dénoncer sans délai à l’Organisation tout intérêt qu’il possède dans une entreprise, une association ou si une personne de son entourage immédiat est susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu‘il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’Organisation ou contracter avec elle, pourvu qu’il signale aussitôt ce fait à l’Organisation, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration. L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. Toutefois, cette règle ne s’applique pas aux questions concernant la rémunération de l’administrateur ou ses conditions de travail.

À la demande du président ou de tout autre administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question. Ni l’Organisation ni l’un de ses membres ne pourront contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant d’une part, l’Organisation et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est en partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation plus avant au présent règlement. Ne constitue pas un conflit d’intérêts, le fait, pour un administrateur de prendre part aux discussions et de voter sur toute question pouvant affecter un membre associé ou une catégorie de membres dont il est le représentant au conseil d’administration, même s’il en est un employé ou un administrateur, à moins qu’il n’ait autrement un intérêt personnel particulier.

5.02 En situation de conflit d’intérêts

L’administrateur ou le dirigeant qui est en situation de conflit d’intérêts à l’égard d’une question discutée au conseil d’administration a l’obligation de se retirer de la séance du conseil pour permettre que les délibérations et les votes se tiennent hors de sa présence et en toute confidentialité.

ARTICLE 6 : ALLÉGATIONS, IRRÉGULARITÉS ET PLAINTES

6.01 Conseiller éthique

Le secrétaire du conseil d’administration ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration agit comme conseiller en éthique. Il est ainsi chargé :

1. D’informer les administrateurs et les dirigeants quant au contenu et aux modalités du code d’éthique et de déontologie adopter par le conseil d’administration ;
2. De conseiller les administrateurs et les dirigeants en matière d’éthique ;
3. De faire enquête suite à la réception d’allégation, d’irrégularités et de saisir le conseil d’administration de toute plainte ou toute irrégularité fondée à la suite de son enquête.

6.02 Sanctions et réprimandes

Le conseil d’administration décide du bienfondé de la plainte et de la sanction appropriée, le cas échéant. Les sanctions possibles sont la réprimande, la suspension ou la révocation.